Podujatia na zviditeľnenie
Vhodné pre:
všetky typy organizácií.
Čo to je?
Tento typ akcie je vhodné nechať na koniec kampane alebo ako nosný pilier vašej komunikačnej kampane. Rozsah týchto podujatí s vysokou viditeľnosťou je obrovský a môže zahŕňať:
- ocenenia
- festivaly
- výstavy
- súťaže
- propagačné turné atď.
Tieto podujatia sa zameriavajú na vzbudenie pozornosti a zabezpečenie mediálneho pokrytia. Nezameriavajú sa na obsah. Mali by byť kreatívne.
Výhody
- Môžete zabezpečiť vysoké mediálne pokrytie a pripomenúť im kľúčové posolstvá kampane.
- Ak je podujatie dobre zorganizované, publikum si ho dobre zapamätá.
Obmedzenia
- Tieto podujatia sú zvyčajne nákladné a vyžadujú čas a energiu.
Financovanie podujatia
- Rozpočet, rozpočet, rozpočet:
- Odhadnite, koľko vás bude toto podujatie stáť a ako sa dá zrealizovať.
- Nezabudnite naplánovať rozpočet na všetky akcie a požiadajte poskytovateľov o presné cenové ponuky.
- Aspoň 10 až 15 % z rozpočtu si ponechajte na nepredvídateľné náklady.
Plánovanie podujatia
- Najprv si premyslite koncept. Rozhodnite sa, akú formu bude mať podujatie a aké sú vaše ciele.
- Cieľom je vzbudiť pozornosť médií. Dôkladne si premyslite, či toto podujatie médiá skutočne zaujme. Odpovedzte na tieto otázky:
- Zúčastní sa na podujatí známa osobnosť?
- Ide o niečo, čo ešte nikto nerobil?
- Zahŕňa interaktívny prvok?
- Je s ňou spojená nejaká cena? A zúčastnilo sa na ňom veľa ľudí? Koná sa na konkrétnom jedinečnom mieste?
- Ak pozývate médiá, naplno to využite. Naplánujte ich účasť:
- Je možné uskutočniť nejaké rozhovory?
- Máte miestnosť, kde môžete viesť rozhovory?
- Máte materiály pre tlač a ďalšie relevantné mediálne informácie?
- Zostavte program a zoznam účastníkov a rečníkov
- Plánujte v dostatočnom predstihu. Príprava týchto podujatí si bude vyžadovať niekoľko mesiacov. Najlepšie je nechať si na prípravu najmenej šesť až osem mesiacov.
Praktické aspekty
- Niektoré veci si budete musieť rezervovať veľmi skoro, napríklad:
- miesto konania,
- cestovné lístky pre účastníkov a rečníkov,
- ubytovanie atď.
- Nepodceňujte úroveň podrobností a plánovania všetkých potrebných logistických opatrení. Jeden nedotiahnutý praktický detail (napríklad chýbajúce mikrofóny) môže pokaziť inak skvelé podujatie.
- Uistite sa, že ste naplánovali vypracovanie, výrobu a dodávku informačných materiálov:
- Všetko by malo doraziť minimálne deň pred podujatím. Ideálne je, ak ich už máte aspoň 2 – 3 dni vopred a vždy majte plán B.
- Zabezpečte, aby ste na poslednú chvíľu si mohli vytlačiť dôležité informačné materiály aspoň v nižšej kvalite.
- Skontrolujte obchodné centrum v mieste konania podujatia, pokiaľ tam nejaké je.
- Vždy majte pri sebe USB kľúč so všetkými prezentáciami a všetky dokumenty a materiály, ktoré potrebujete na konferenciu, v PDF alebo v tlačenej verzii.
- Deň podujatím vykonajte skúšku:
- otestujte všetko vybavenie.
- Skontrolujte miesto konania.
- Majte pri sebe kontaktné údaje všetkých dodávateľov. V príslušný deň majte k dispozícii zoznam s kontaktnými číslami (najlepšie číslami mobilných telefónov) všetkých kolegov, ktorí vám majú pomôcť, partnerov, dodávateľov, pozvaných médií atď.
