Εργαλειοθήκη της εκστρατείας

Περιορισμοί

• Οι εν λόγω εκδηλώσεις είναι συνήθως δαπανηρές και προϋποθέτουν χρόνο και ενέργεια.

Χρηματοδότηση της εκδήλωσης

• Προϋπολογισμός, προϋπολογισμός, προϋπολογισμός:
  • Εκτιμήστε το κόστος της εκδήλωσης και το κατά πόσο είναι εφικτό να το καλύψετε.
  • Βεβαιωθείτε ότι έχετε προβλέψει όλες τις δράσεις στον προϋπολογισμό σας και ότι έχετε ζητήσει ακριβείς προσφορές από τους προμηθευτές σας.
  • Κρατήστε τουλάχιστον το 10-15% του προϋπολογισμού σας για απρόβλεπτες δαπάνες.

Προγραμματισμός της εκδήλωσης

• Σκεφτείτε καταρχάς μια ιδέα (concept). Αποφασίστε σχετικά με τον τύπο της εκδήλωσης και τους στόχους σας.
• Στόχος σας είναι να προσελκύσετε το ενδιαφέρον των μέσων ενημέρωσης. Σκεφτείτε σοβαρά εάν η εκδήλωση θα ενδιαφέρει πραγματικά τα μέσα ενημέρωσης. Απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις:
  • Θα συμμετάσχει στην εκδήλωση κάποιο διάσημο πρόσωπο;
  • Πρόκειται για κάτι που κανείς δεν έχει κάνει μέχρι σήμερα;
  • Περιλαμβάνεται κάποιο διαδραστικό στοιχείο;
  • Προβλέπεται κάποιο σχετικό βραβείο και έχουν συμμετάσχει πολλά άτομα στην εκδήλωση; Πραγματοποιείται σε κάποιο ιδιαίτερο μέρος;
• Εφόσον έχετε καλέσει τα μέσα ενημέρωσης, φροντίστε να επωφεληθείτε στο έπακρο από αυτό. Προγραμματίστε τη συμμετοχή τους:
  • Μπορείτε να διοργανώσετε κάποιες συνεντεύξεις;
  • Έχετε χώρο όπου μπορούν να γίνουν συνεντεύξεις;
  • Έχετε ενημερωτικούς φακέλους Τύπου (press kits) και τυχόν άλλες συναφείς πληροφορίες για τα μέσα ενημέρωσης;
• Καταρτίστε μια ημερήσια διάταξη και έναν κατάλογο συμμετεχόντων και ομιλητών
• Προγραμματίστε την εκδήλωση αρκετά νωρίτερα. Τέτοιες εκδηλώσεις απαιτούν μήνες προετοιμασίας. Ιδανικά, προβλέψτε τουλάχιστον έξι έως οκτώ μήνες ως χρόνο προετοιμασίας.

Πρακτικά ζητήματα

• Οι κρατήσεις σας θα πρέπει να γίνουν πολύ νωρίς για ορισμένα πράγματα όπως:
  • ο χώρος της εκδήλωσης
  • αεροπορικά εισιτήρια για συμμετέχοντες και ομιλητές
  • διαμονή κλπ.
• Μην υποτιμάτε το επίπεδο λεπτομέρειας και προγραμματισμού που απαιτείται για το σύνολο των οργανωτικών ζητημάτων. Μια πρακτική λεπτομέρεια που αποδεικνύεται προβληματική -όπως π.χ. η έλλειψη μικροφώνων- θα μπορούσε να καταστρέψει μια κατά τα λοιπά σπουδαία εκδήλωση.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει σωστά τον σχεδιασμό, την παραγωγή και την παράδοση του ενημερωτικού υλικού:
  • Πρέπει να έχετε παραλάβει τα πάντα τουλάχιστον μία ημέρα πριν από την εκδήλωση. Ιδανικά, τουλάχιστον 2-3 ημέρες νωρίτερα, ενώ θα πρέπει πάντα να έχετε προβλέψει και ένα εφεδρικό σχέδιο (plan B).
  • Βεβαιωθείτε ότι θα έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε, έστω την τελευταία στιγμή και με χαμηλή ποιότητα εκτύπωσης, κάποιο έντυπο υλικό με βασικές πληροφορίες.
• Ελέγξτε το επιχειρηματικό κέντρο του χώρου της εκδήλωσης, εφόσον υπάρχει.
• Έχετε πάντα μαζί σας ένα κλειδί USB με το σύνολο των παρουσιάσεων και των αρχείων PDF/εκτυπώσιμων αρχείων όλων των εγγράφων και του υλικού που χρειάζεστε στο συνέδριο.
• Κάντε μια δοκιμή λειτουργίας το προηγούμενο βράδυ:
  • Ελέγξτε το σύνολο του εξοπλισμού.
  • Ελέγξτε τον χώρο της εκδήλωσης.
  • Έχετε μαζί σας τα στοιχεία επικοινωνίας όλων των προμηθευτών. Έχετε μαζί σας, κατά την ημέρα της εκδήλωσης, έναν κατάλογο με τα στοιχεία επικοινωνίας (κατά προτίμηση αριθμούς κινητών τηλεφώνων) όλων των συναδέλφων που πρέπει να σας βοηθήσουν, καθώς και των συνεργατών, των προμηθευτών σας, των προσκεκλημένων μέσων ενημέρωσης κλπ.