Εργαλειοθήκη της εκστρατείας

Περιορισμοί

• Όλοι λαμβάνουμε πολυάριθμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιστολές κάθε μέρα. Υπάρχει πάντα ο κίνδυνος τα μηνύματά μας να περάσουν απαρατήρητα ή να ταξινομηθούν ως ανεπιθύμητη ή ενοχλητική αλληλογραφία.

Διανομή αλληλογραφίας

• Στον χώρο εργασίας μπορείτε να χρησιμοποιείτε το σύστημα εσωτερικής αλληλογραφίας.
• Εάν δεν διαθέτετε δική σας βάση δεδομένων εξωτερικών ονομάτων, μπορείτε εύκολα να αγοράσετε σχετικό κατάλογο από εταιρία που ειδικεύεται σε θέματα μάρκετινγκ ή απευθείας επικοινωνίας μέσω ταχυδρομείου στην περιοχή σας.
• Για να στοχεύσετε έναν συγκεκριμένο κλάδο, ενδέχεται μια εμπορική ένωση να σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε τον κατάλογο αλληλογραφίας της.
• Συνδικάτα, ενώσεις εργοδοτών κλπ. ενδέχεται να είναι επίσης πρόθυμοι να συμπεριλάβουν πληροφορίες που σας αφορούν στην τακτική αλληλογραφία τους. Φροντίζετε πάντως να συλλέγετε επαφές και επαγγελματικές κάρτες και δημιουργήστε τον δικό σας κατάλογο αλληλογραφίας.
• Απευθύνετε τις επιστολές σας ονομαστικά.
• Μην ξεχνάτε να ενημερώνετε τακτικά τον κατάλογο αλληλογραφίας σας ώστε να αποφύγετε, π.χ., να στείλετε μια επιστολή σε έναν διευθυντή ο οποίος δεν κατέχει πλέον αυτή τη θέση.

Περιεχόμενο και διάταξη του εγγράφου

• Τονίστε τα βασικά επιμέρους μηνύματα με πλάγιους χαρακτήρες ή επιμέρους επικεφαλίδες. Ή παρουσιάστε τα με κουκίδες ώστε να μπορούν οι αναγνώστες να διατρέξουν γρήγορα το περιεχόμενο της επιστολής.
• Η έρευνα έχει δείξει ότι οι άνθρωποι διαβάζουν σχεδόν πάντα το υστερόγραφο μιας επιστολής:
  • Χρησιμοποιήστε το υστερόγραφο ως «έκκληση για δράση».
  • Υπενθυμίστε στους αναγνώστες τι θέλετε να κάνουν, γιατί και πότε.
• Η επικεφαλίδα σας πρέπει να ενσωματώνει το κύριο μήνυμα ή την πρόταση «πωλήσεών» σας.