Propagační akce
Vhodné pro:
Všechny typy organizací.
Co je to?
Obvykle je to typ akce, kterou je vhodné buď uspořádat na konci kampaně, nebo využít jako základ své komunikační kampaně. Rozsah těchto vysoce viditelných akcí je obrovský a může zahrnovat:
- Ceny
- Festivaly
- Výstavy
- Soutěže
- Propagační cesty atd.
Tyto akce se zaměřují na vyvolání pozornosti a zájmu a dosažení mediálního pokrytí. Nesoustředí se na obsah. Měly by být kreativní.
Přínosy
- You can generate great media coverage and remind them about the most important messages of your campaign.
- If well organised, the event will be memorable for your audience.
Omezení
- Tyto akce jsou obvykle nákladné a vyžadují čas a energii.
Financování akce
- Rozpočet, rozpočet, rozpočet:
- Odhadněte, kolik vás bude tato akce stát a nakolik je proveditelná.
- Zajistěte rozpočet pro všechny činnosti a požádejte poskytovatele o přesnou kalkulaci.
- Nejméně 10–15 % rozpočtu vyhraďte na nepředvídatelné náklady.
Naplánování akce
- Nejprve si promyslete koncepci. Rozhodněte o formě a cílech akce.
- Cílem je získat pozornost sdělovacích prostředků. Důkladně se zamyslete nad tím, zda akce skutečně vyvolá zájem sdělovacích prostředků. Odpovězte na tyto otázky:
- Zúčastní se akce nějaká známá osobnost?
- Jedná se o něco, co dosud nikdo nerealizoval?
- Má akce interaktivní prvek?
- Zahrnuje nějakou cenu a zúčastní se jí mnoho lidí? Uskuteční se na zvlášť jedinečném místě?
- Jestliže přizvete sdělovací prostředky, využijte je co nejvíce. Naplánujte jejich účast:
- Můžete uspořádat nějaké rozhovory?
- Máte místnost, v níž je možné vést rozhovory?
- Máte materiály pro tisk a jiné příslušné informace pro sdělovací prostředky?
- Připravte program a seznam účastníků a řečníků.
- Plánujte s dostatečným předstihem. Příprava těchto akcí si vyžádá několik měsíců. Je vhodné nechat si na přípravu nejméně šest až osm měsíců.
Praktické aspekty
- Některé věci budete muset zarezervovat velmi brzy, například:
- místo konání,
- jízdenky/letenky pro účastníky a řečníky,
- ubytování atd.
- Nepodceňte míru podrobností a naplánování veškeré potřebné logistiky. Praktické drobné nedostatky – nejsou-li například k dispozici mikrofony – mohou pokazit jinak skvělou akci.
- Ujistěte se, že jste naplánovali navržení, výrobu a dodání informačních materiálů:
- Vše by mělo dorazit nejméně den před akcí. Ideální jsou 2–3 dny předem a vždy mějte plán B.
- Přesvědčte se, že jste schopni zhotovit určité výtisky klíčových informačních materiálů nižší kvality na poslední chvíli.
- Ověřte, zda v místě konání existuje obchodní centrum.
- Vždy s sebou mějte USB klíč se všemi prezentacemi a s veškerými dokumenty a materiály, které na konferenci potřebujete, ve formě PDF / vytištěné.
- Večer před akcí proveďte zkoušku:
- otestujte veškeré vybavení,
- zkontrolujte místo konání.
- Mějte s sebou kontaktní údaje všech dodavatelů. V příslušný den mějte k dispozici seznam s kontaktními čísly (pokud možno na mobilní telefony) všech kolegů, kteří vám mají pomoci, partnerů, dodavatelů, pozvaných sdělovacích prostředků atd.
