Propagační akce
Benefits
- You can generate great media coverage and remind them about the most important messages of your campaign.
- If well organised, the event will be memorable for your audience.
Omezení
- Tyto akce jsou obvykle nákladné a vyžadují čas a energii.
Financování akce
- Rozpočet, rozpočet, rozpočet:
- Odhadněte, kolik vás bude tato akce stát a nakolik je proveditelná.
- Zajistěte rozpočet pro všechny činnosti a požádejte poskytovatele o přesnou kalkulaci.
- Nejméně 10–15 % rozpočtu vyhraďte na nepředvídatelné náklady.
Naplánování akce
- Nejprve si promyslete koncepci. Rozhodněte o formě a cílech akce.
- Cílem je získat pozornost sdělovacích prostředků. Důkladně se zamyslete nad tím, zda akce skutečně vyvolá zájem sdělovacích prostředků. Odpovězte na tyto otázky:
- Zúčastní se akce nějaká známá osobnost?
- Jedná se o něco, co dosud nikdo nerealizoval?
- Má akce interaktivní prvek?
- Zahrnuje nějakou cenu a zúčastní se jí mnoho lidí? Uskuteční se na zvlášť jedinečném místě?
- Jestliže přizvete sdělovací prostředky, využijte je co nejvíce. Naplánujte jejich účast:
- Můžete uspořádat nějaké rozhovory?
- Máte místnost, v níž je možné vést rozhovory?
- Máte materiály pro tisk a jiné příslušné informace pro sdělovací prostředky?
- Připravte program a seznam účastníků a řečníků.
- Plánujte s dostatečným předstihem. Příprava těchto akcí si vyžádá několik měsíců. Je vhodné nechat si na přípravu nejméně šest až osm měsíců.
Praktické aspekty
- Některé věci budete muset zarezervovat velmi brzy, například:
- místo konání,
- jízdenky/letenky pro účastníky a řečníky,
- ubytování atd.
- Nepodceňte míru podrobností a naplánování veškeré potřebné logistiky. Praktické drobné nedostatky – nejsou-li například k dispozici mikrofony – mohou pokazit jinak skvělou akci.
- Ujistěte se, že jste naplánovali navržení, výrobu a dodání informačních materiálů:
- Vše by mělo dorazit nejméně den před akcí. Ideální jsou 2–3 dny předem a vždy mějte plán B.
- Přesvědčte se, že jste schopni zhotovit určité výtisky klíčových informačních materiálů nižší kvality na poslední chvíli.
- Ověřte, zda v místě konání existuje obchodní centrum.
- Vždy s sebou mějte USB klíč se všemi prezentacemi a s veškerými dokumenty a materiály, které na konferenci potřebujete, ve formě PDF / vytištěné.
- Večer před akcí proveďte zkoušku:
- otestujte veškeré vybavení,
- zkontrolujte místo konání.
- Mějte s sebou kontaktní údaje všech dodavatelů. V příslušný den mějte k dispozici seznam s kontaktními čísly (pokud možno na mobilní telefony) všech kolegů, kteří vám mají pomoci, partnerů, dodavatelů, pozvaných sdělovacích prostředků atd.
