Verktygslåda för kampanjer

Pr-evenemang

Lämpar sig för:

Alla typer av organisationer.

Vad är det?

Den här typen av evenemang vill man i regel antingen anordna i slutet av kampanjen eller låta vara ryggraden i kommunikationskampanjen. Dessa PR-evenemang kan innehålla många olika saker, till exempel följande:

  • Priser
  • Festivaler
  • Utställningar
  • Tävlingar
  • PR-turnéer etc.

Syftet med evenemangen är att väcka uppmärksamhet och intresse och att få medierna att rapportera om dem. Fokus ligger inte på innehållet. De bör vara kreativa.

Benefits

  • Ni kan få stor uppmärksamhet i medierna och påminna dem om er kampanjs huvudbudskap.
  • Ett välorganiserat evenemang blir minnesvärt för deltagarna.

Nackdelar

  • Dessa evenemang är i regel dyra och tids- och energikrävande.

Finansiera evenemanget

  • Budget, budget, budget:
    • Beräkna hur mycket evenemanget kommer att kosta och om det är genomförbart.
    • Se till att du tar med alla åtgärder i budgeten och be alla leverantörer att lämna exakta offerter.
    • Lämna utrymme i budgeten på minst 10–15 procent för oförutsedda kostnader.

Planera evenemanget

  • Tänk först ut ett koncept. Bestäm evenemangets format och dina mål.
  • Målet är att få medial uppmärksamhet. Tänk noga igenom om evenemanget verkligen kommer att intressera medierna. Besvara följande frågor:
    • Kommer någon känd person att delta i evenemanget?
    • Är det någonting som ingen har gjort förut?
    • Finns det något interaktivt inslag?
    • Finns det något pris, och kommer många besökare att delta i evenemanget? Äger det rum på någon särskild, unik plats?
  • Om du bjuder in medierna – utnyttja det maximalt. Planera deras deltagande:
    • Kan du ordna några intervjuer?
    • Finns det något rum där de kan göra intervjuer?
    • Har du pressmaterial och annan information som är relevant för medierna?
  • Upprätta en dagordning och en lista över deltagare och talare.
  • Planera allt i god tid. Dessa evenemang tar månader att förbereda. Förberedelserna bör påbörjas minst sex till åtta månader i förväg.

Praktiska aspekter

  • Vissa saker behöver bokas i väldigt god tid, till exempel
    • lokal,
    • resor för deltagare och talare,
    • boende m.m.
  • Underskatta inte hur detaljerat du behöver planera alla logistiska arrangemang. En enda praktisk detalj som går fel – till exempel att inte ha mikrofoner – kan förstöra ett i övrigt lyckat evenemang.
  • Se till att du har planerat utformning, produktion och leverans av informationsmaterial.
    • Allt bör finnas på plats minst en dag före evenemanget – allra helst minst 2–3 dagar i förväg – och ha alltid en plan B.
    • Se till att du kan göra enklare utskrifter av viktigt informationsmaterial i sista minuten.
  • Kolla upp om det finns ett företagscentrum på den arena du befinner dig.
  • Ha alltid med dig ett usb-minne med alla presentationer och pdf-/utskriftsversioner av alla dokument och allt material som du behöver under konferensen.
  • Kör en testgenomgång kvällen före:
    • Testa all utrustning.
    • Kontrollera lokalerna.
    • Ha med dig kontaktuppgifter till alla leverantörer. Ha en lista med kontaktuppgifter (helst mobilnummer) till alla kollegor som behöver hjälpa dig, samarbetspartner, leverantörer, inbjudna medier osv. med dig under dagen.