Zestaw narzędzi do prowadzenia kampanii

Wydarzenia zwiększające świadomość marki

Dla kogo:

Dla wszystkich rodzajów organizacji.

Co to jest?

Tego typu spotkania organizowane są zazwyczaj na zakończenie kampanii lub stanowią podstawę kampanii informacyjnej. Zasięg tych szeroko zakrojonych wydarzeń medialnych jest ogromny i może obejmować:

  • nagrody,
  • festiwale,
  • wystawy,
  • konkursy,
  • trasy promocyjne itd.

Głównym celem tych wydarzeń jest wywołanie szumu medialnego i tworzenie przekazu medialnego. W ramach tych wydarzeń nie kładzie się nacisku na treść. Powinny być one kreatywne.

Korzyści

  • Można stworzyć doskonały przekaz medialny i przypomnieć uczestnikom o najważniejszych przesłaniach swojej kampanii.
  • Jeżeli wydarzenie zostanie odpowiednio zorganizowane, na długo zapadnie w pamięć jego uczestnikom.

Ograniczenia

  • Wydarzenia te są zazwyczaj kosztowne i wymagają czasu i energii.

Finansowanie wydarzenia

  • Budżet, budżet i jeszcze raz budżet:
    • oszacuj, ile będzie Cię kosztować to wydarzenie i na ile jest wykonalne.
    • Upewnij się, że masz zaplanowany budżet na wszystkie swoje działania i poproś dostawców o dokładne wyceny.
    • Przeznacz przynajmniej 10-15% swojego budżetu na nieprzewidywalne koszty.

Planowanie wydarzenia

  • Pomyśl najpierw o koncepcji. Zdecyduj o formacie wydarzenia i swoich celach.
  • Celem jest przyciągnięcie uwagi mediów. Zastanów się, czy to wydarzenie rzeczywiście zainteresuje media. Odpowiedz na następujące pytania:
    • Czy wydarzenie dotyczy kogoś sławnego?
    • Czy to coś, czego nikt wcześniej nie robił?
    • Czy zawiera element interaktywny?
    • Czy wiąże się z tym jakaś nagroda i czy wiele osób uczestniczyło w tym wydarzeniu? Czy odbywa się w szczególnym, wyjątkowym miejscu?
  • Jeśli zapraszasz media, wykorzystaj tę okazję jak najlepiej. Zaplanuj ich udział:
    • Czy możesz umówić się na kilka wywiadów?
    • Czy masz pomieszczenie, w którym mogą przeprowadzać wywiady?
    • Czy masz teczki prasowe lub inne istotne informacje dla mediów?
  • Opracuj program wydarzenia oraz listę uczestników i mówców.
  • Planuj z dużym wyprzedzeniem. Przygotowanie takich wydarzeń zajmuje miesiące. Zaleca się, aby czas przygotowania wynosił co najmniej sześć do ośmiu miesięcy.

Względy praktyczne

  • Niektóre rzeczy musisz zarezerwować z dużym wyprzedzeniem, na przykład:
    • miejsce spotkania;
    • bilety podróżne dla uczestników i mówców;
    • zakwaterowanie itp.
  • Nie lekceważ poziomu szczegółowości i planowania wszystkich działań logistycznych. Każdy szczegół, który pójdzie nie tak jak trzeba – np. brak mikrofonu – może zepsuć wydarzenie, które pod pozostałymi względami było doskonałe.
  • Upewnij się, że masz zaplanowany projekt, wykonanie i dostawę materiałów informacyjnych:
    • Wszystko powinno dotrzeć co najmniej dzień przed wydarzeniem. Najlepiej jednak 2-3 dni przed; zawsze miej też plan B.
    • Sprawdź, czy jesteś w stanie w ostatniej chwili wydrukować kilka kluczowych materiałów informacyjnych w niskiej jakości.
  • Sprawdź centrum biznesowe miejsca, w którym się znajdujesz, jeśli takie istnieje.
  • Zawsze miej przy sobie pamięć USB ze wszystkimi prezentacjami oraz wersjami PDF lub wersje drukowane wszystkich dokumentów i materiałów, których potrzebujesz na konferencji.
  • Wykonaj próbę generalną dzień wcześniej:
    • Przetestuj cały sprzęt.
    • Sprawdź miejsce spotkania.
    • Miej przy sobie dane kontaktowe wszystkich dostawców. Miej przy sobie listę z numerami kontaktowymi (najlepiej komórkowymi) wszystkich współpracowników, którzy będą Ci pomagać, Twoich partnerów i dostawców, zaproszonych mediów itp.