Wydarzenia zwiększające świadomość marki
Dla kogo:
Dla wszystkich rodzajów organizacji.
Co to jest?
Tego typu spotkania organizowane są zazwyczaj na zakończenie kampanii lub stanowią podstawę kampanii informacyjnej. Zasięg tych szeroko zakrojonych wydarzeń medialnych jest ogromny i może obejmować:
- nagrody,
- festiwale,
- wystawy,
- konkursy,
- trasy promocyjne itd.
Głównym celem tych wydarzeń jest wywołanie szumu medialnego i tworzenie przekazu medialnego. W ramach tych wydarzeń nie kładzie się nacisku na treść. Powinny być one kreatywne.
Korzyści
- Można stworzyć doskonały przekaz medialny i przypomnieć uczestnikom o najważniejszych przesłaniach swojej kampanii.
- Jeżeli wydarzenie zostanie odpowiednio zorganizowane, na długo zapadnie w pamięć jego uczestnikom.
Ograniczenia
- Wydarzenia te są zazwyczaj kosztowne i wymagają czasu i energii.
Finansowanie wydarzenia
- Budżet, budżet i jeszcze raz budżet:
- oszacuj, ile będzie Cię kosztować to wydarzenie i na ile jest wykonalne.
- Upewnij się, że masz zaplanowany budżet na wszystkie swoje działania i poproś dostawców o dokładne wyceny.
- Przeznacz przynajmniej 10-15% swojego budżetu na nieprzewidywalne koszty.
Planowanie wydarzenia
- Pomyśl najpierw o koncepcji. Zdecyduj o formacie wydarzenia i swoich celach.
- Celem jest przyciągnięcie uwagi mediów. Zastanów się, czy to wydarzenie rzeczywiście zainteresuje media. Odpowiedz na następujące pytania:
- Czy wydarzenie dotyczy kogoś sławnego?
- Czy to coś, czego nikt wcześniej nie robił?
- Czy zawiera element interaktywny?
- Czy wiąże się z tym jakaś nagroda i czy wiele osób uczestniczyło w tym wydarzeniu? Czy odbywa się w szczególnym, wyjątkowym miejscu?
- Jeśli zapraszasz media, wykorzystaj tę okazję jak najlepiej. Zaplanuj ich udział:
- Czy możesz umówić się na kilka wywiadów?
- Czy masz pomieszczenie, w którym mogą przeprowadzać wywiady?
- Czy masz teczki prasowe lub inne istotne informacje dla mediów?
- Opracuj program wydarzenia oraz listę uczestników i mówców.
- Planuj z dużym wyprzedzeniem. Przygotowanie takich wydarzeń zajmuje miesiące. Zaleca się, aby czas przygotowania wynosił co najmniej sześć do ośmiu miesięcy.
Względy praktyczne
- Niektóre rzeczy musisz zarezerwować z dużym wyprzedzeniem, na przykład:
- miejsce spotkania;
- bilety podróżne dla uczestników i mówców;
- zakwaterowanie itp.
- Nie lekceważ poziomu szczegółowości i planowania wszystkich działań logistycznych. Każdy szczegół, który pójdzie nie tak jak trzeba – np. brak mikrofonu – może zepsuć wydarzenie, które pod pozostałymi względami było doskonałe.
- Upewnij się, że masz zaplanowany projekt, wykonanie i dostawę materiałów informacyjnych:
- Wszystko powinno dotrzeć co najmniej dzień przed wydarzeniem. Najlepiej jednak 2-3 dni przed; zawsze miej też plan B.
- Sprawdź, czy jesteś w stanie w ostatniej chwili wydrukować kilka kluczowych materiałów informacyjnych w niskiej jakości.
- Sprawdź centrum biznesowe miejsca, w którym się znajdujesz, jeśli takie istnieje.
- Zawsze miej przy sobie pamięć USB ze wszystkimi prezentacjami oraz wersjami PDF lub wersje drukowane wszystkich dokumentów i materiałów, których potrzebujesz na konferencji.
- Wykonaj próbę generalną dzień wcześniej:
- Przetestuj cały sprzęt.
- Sprawdź miejsce spotkania.
- Miej przy sobie dane kontaktowe wszystkich dostawców. Miej przy sobie listę z numerami kontaktowymi (najlepiej komórkowymi) wszystkich współpracowników, którzy będą Ci pomagać, Twoich partnerów i dostawców, zaproszonych mediów itp.
