Avvenimenti ta’ viżibbiltà
Adattat għal:
It-tipi kollha ta’ organizzazzjonijiet.
X’inhu?
Dan huwa tipikament it-tip ta’ avveniment li trid tagħmel jew fi tmiem il-kampanja tiegħek jew li jista’ jintuża bħala s-sinsla tal-kampanja ta’ komunikazzjoni tiegħek. L-ambitu ta’ dawn l-avvenimenti b’viżibbiltà għolja huwa kbir u jista’ jinkludi:
- Premjijiet
- Festivals
- Wirjiet
- Kompetizzjonijiet
- Tours promozzjonali, eċċ.
Il-fokus ta’ dawn l-avvenimenti huwa li joħolqu divertiment u jiġġeneraw kopertura tal-media. Ma jiffukawx fuq il-kontenut. Dawn għandhom ikunu kreattivi.
Benefiċċji
- Tista’ tiġġenera kopertura mill-aqwa tal-midja u tfakkarhom dwar l-aktar messaġġi importanti tal-kampanja tiegħek.
- Jekk organizzat tajjeb, l-avveniment ikun memorabbli għall-udjenza tiegħek.
Limitazzjonijiet
- Dawn l-avvenimenti normalment jiswew ħafna flus u jinvolvu ħin u enerġija.
Kif tiffinanzja l-avveniment
- Baġit, baġit, baġit:
- Ikkalkula kemm se jiswik dan l-avveniment u kemm huwa fattibbli.
- Kun żgur li tagħmel baġit għall-azzjonijiet kollha tiegħek u tkun tlabt kwotazzjonijiet eżatti mill-fornituri.
- Żomm mill-inqas 10-15 % tal-baġit tiegħek għal spejjeż mhux prevedibbli.
Kif tippjana l-avveniment
- L-ewwel aħseb f’kunċett. Iddeċiedi dwar il-format tal-avveniment u l-objettivi tiegħek.
- L-objettiv huwa li tiġġenera l-attenzjoni tal-midja. Aħseb sew dwar jekk l-avveniment huwiex se jinteressa lill-midja. Wieġeb dawn il-mistoqsijiet:
- L-avveniment jinvolvi lil xi ħadd famuż?
- Huwa xi ħaġa li ħadd qatt ma għamel qabel?
- Jinkludi element interattivi?
- Għandu xi premju marbut miegħu u kien hemm ħafna nies li pparteċipaw fl-avveniment? Se jsir f’xi post partikolari u uniku?
- Jekk se tistieden lill-midja, ħu dak li tista’ minnu. Ippjana l-parteċipazzjoni tagħhom:
- Tista’ tagħmel xi intervisti?
- Għandek xi kamra fejn jistgħu jagħmlu intervisti?
- Għandek dossiers għall-istampa u xi informazzjoni oħra rilevanti għall-midja?
- Żviluppa aġenda u lista ta’ parteċipanti u kelliema
- Ippjana sew minn qabel. Dawn l-avvenimenti se jieħdu x-xhur biex jiġu ppreparati. L-aħjar li tħalli tal-inqas bejn sitt u tmien xhur bħala żmien ta’ preparazzjoni.
Kunsiderazzjonijiet prattiċi
- Se jkollok bżonn tibbukkja xi affarijiet kmieni ħafna, bħal:
- Il-post
- Biljetti tal-ivvjaġġar għall-parteċipanti u l-kelliema
- Akkomodazzjoni, eċċ.
- Tissottovalutax il-livell ta’ dettall u ppjanar li jeħtieġu l-arranġamenti loġistiċi kollha. Dettall prattiku li jmur ħażin - bħal li ma jkollokx mikrofoni - jistaʼ jirrovina avveniment kbir.
- Kun żgur li tkun ippjanajt għat-tfassil, il-produzzjoni u t-twassil tal-materjal ta’ informazzjoni:
- Kollox għandu jasal mill-inqas ġurnata qabel l-avveniment. Idealment mill-inqas jumejn/tlitt ijiem qabel u dejjem għandu jkollok pjan ta’ riżerva.
- Kun żgur li b’mod fattibbli tkun tista’ tistampa kopji ta’ kwalità baxxa tal-materjali ewlenin ta’ informazzjoni fl-aħħar minuta.
- Iċċekkja ċ-ċentru tan-negozju tal-post fejn qiegħed, jekk hemm wieħed.
- Dejjem ġorr miegħek stikka tal-USB bil-preżentazzjonijiet kollha u verżjonijiet PDF/verżjonijiet stampati tad-dokumenti u l-materjal kollu li għandek bżonn fil-konferenza.
- Agħmel prova l-lejl ta’ qabel:
- Ittestja t-tagħmir kollu.
- Iċċekkja l-post.
- Żomm miegħek id-dettalji ta’ kuntatt tal-fornituri kollha. Fil-ġurnata żomm lista bin-numri ta’ kuntatt (preferibbilment numri tal-mowbajl) tal-kollegi kollha li jeħtieġ li jgħinuk, lis-sħab tiegħek, lill-fornituri tiegħek, lill-midja mistiedna, eċċ.
