Synlighetsarrangementer
Egnet for:
Alle typer organisasjoner.
Hva er det?
Dette er vanligvis den typen arrangement du bør arrangere enten på slutten av kampanjen, eller som kan brukes som et bakteppe i kommunikasjonskampanjen. Disse høyprofilerte arrangementene har et stort omfang og kan omfatte:
- Prisutdelinger
- Festivaler
- Messer
- Konkurranser
- Kampanjeturer m.m.
Formålet med disse arrangementene er å skape oppmerksomhet og generere mediedekning. De fokuserer ikke på innhold. De skal være kreative.
Fordeler
- Du kan generere god mediedekning og minne dem om kampanjens hovedbudskap.
- Hvis arrangementet er godt organisert, vil det være minneverdig for deltakerne.
Begrensninger
- Disse arrangementene er vanligvis dyre, og de involverer tid og energi.
Finansiere arrangementet
- Budsjett, budsjett, budsjett:
- Anslå hvor mye dette arrangementet vil koste deg, og hvor gjennomførbart det er.
- Påse at du budsjetterer alle handlingene og har bedt om nøyaktige tilbud fra leverandører.
- Sett av minst 10–15 % av budsjettet til uforutsette utgifter.
Planlegge arrangementet
- Tenk på et konsept først. Bestem deg for arrangementsformat og mål.
- Målet er å skape medieoppmerksomhet. Tenk nøye gjennom om arrangementet faktisk er av interesse for mediene. Svar på disse spørsmålene:
- Er det noen kjente personer på arrangementet?
- Er det noe ingen har gjort før?
- Har det et interaktiv element ved seg?
- Er det tilknyttet en premie, og var det mange som deltok på arrangementet? Arrangeres det på et særlig unikt sted?
- Hvis du inviterer mediene, må du gjøre mest mulig ut av det. Planlegg hvordan de skal delta:
- Kan du ordne med intervjuer?
- Har du et rom der de kan gjennomføre intervjuer?
- Har du pressepakker og annen relevant medieinformasjon?
- Lag en dagsorden og en liste over deltakere og talere
- Planlegg godt på forhånd. Disse arrangementene vil ta måneder å forberede. Det beste er å sette av minst seks–åtte måneder til forberedelser.
Praktiske hensyn
- Noen ting må reserveres svært tidlig, f.eks.:
- Arrangementsstedet
- Reisebilletter for deltakere og talere
- Overnatting, osv.
- Ikke undervurder hvor mye arbeid og planlegging alt logistikken krever. Hvis en praktisk detalj slår feil, f.eks. at det mangler mikrofoner, kan dette ødelegge et ellers flott arrangement.
- Påse at du har planlagt utformingen, produksjonen og utleveringen av informasjonsmaterialet:
- Alt bør ankomme minst én dag før arrangementet. Det bør ankomme helst minst 2–3 dager på forhånd, og du bør alltid ha en reserveplan.
- Påse at du om nødvendig kan få produsert opp noen lavkvalitetskopier av viktig informasjonsmateriale i siste liten.
- Kontroller forretningssenteret ved arrangementsstedet, hvis det finnes.
- Ha alltid med deg en USB-minnepinne med alle presentasjonene og PDF-/papirversjoner av alle dokumenter og alt materiale du trenger til konferansen.
- Gjennomfør en generalprøve kvelden før:
- Test alt utstyr.
- Sjekk arrangementsstedet.
- Ha med deg kontaktopplysningene til alle leverandørene. Ha med deg en liste på dagen med kontaktnumre (fortrinnsvis mobilnumre) til alle kollegaer du trenger hjelp av, partnere, leverandører, inviterte medier, osv.