Nähtavusüritused
Sobib:
igat liiki organisatsioonidele.
Mis see on?
See on tavaliselt üritus, mis korraldatakse kas kampaania lõpus või mida saate kasutada oma teavituskampaania põhialusena. Nende suure nähtavusega ürituste ulatus on lai ja võib hõlmata järgmist:
- auhinnad
- festivalid
- näitused
- konkursid
- reklaamreisid jne.
Need üritused keskenduvad huvi ja meediakajastuse loomisele, mitte sisule. Need üritused peaksid olema loovad.
Eelised
- Saate tekitada suurepärast meediakajastust ja tuletada meelde oma kampaania olulisemaid sõnumeid.
- Hästi korraldatud üritus jääb publikule pikaks ajaks meelde.
Piirangud
- Need üritused on tavaliselt kallid ning nõuavad aega ja energiat.
Ürituse rahastamine
- Eelarve, eelarve, eelarve
- Hinnake, kui palju üritus maksaks ning kui teostatav see on.
- Planeerige kindlasti kõigi tegevuste eelarve ja veenduge, et olete küsinud pakkujatelt täpsed hinnad.
- Hoidke vähemalt 10–15% eelarvest ettenägematuteks kuludeks.
Ürituse kavandamine
- Mõelge kõigepealt, millist kontseptsiooni soovite. Valige ürituse vorm ja eesmärgid.
- Eesmärk on äratada meedia tähelepanu. Mõelge tõsiselt järele, kas üritus pakuks meediale huvi. Vasta järgmistele küsimustele:
- Kas üritusel osaleb mõni kuulsus?
- Kas see on midagi, mida ei ole varem tehtud?
- Kas see hõlmab midagi interaktiivset?
- Kas sellega seondub mõni auhind ja kas üritusel osaleks palju inimesi? Kas üritus toimub erilises ja ainulaadses kohas?
- Kui kutsute kohale meedia esindajad, kasutage seda võimalust maksimaalselt ära. Planeerige nende osalemine:
- Kas on võimalik korraldada mõni intervjuu?
- Kas teil on ruum, kus nad saaksid intervjuusid läbi viia?
- Kas teil on pressikomplektid ja muu meedia jaoks oluline teave?
- Koostage tegevuskava ning osalejate ja esinejate nimekiri
- Planeerige pikalt ette. Selliste ürituste planeerimine võtab kuid. Kõige parem on jätta ettevalmistusteks vähemalt 6–8 kuud.
Praktilised kaalutlused
- Mõned asjad tuleb broneerida väga vara, näiteks:
- toimumiskoht;
- osalejate ja esinejate sõidupiletid;
- majutus jne.
- Ärge alahinnake üksikasjalikkuse ja planeerimise taset, mis on vajalik logistika korraldamiseks. Üks ebaõnnestunud praktiline detail, nt mikrofonide puudumine, võib muidu suurepärase ürituse ära rikkuda.
- Planeerige kindlasti teabematerjalide kujundus, tootmine ja kohaletoimetamine:
- Kõik peaks olema kohal vähemalt päev enne üritust, ideaaljuhul aga vähemalt 2–3 päeva varem, ning alati peab olema ka varuplaan.
- Kindlustage, et teil oleks võimalik teha olulisimast teabest viimasel hetkel kasvõi mõned kehva kvaliteediga väljatrükid.
- Kontrollige, kas ürituse toimumiskohas on ärikeskus.
- Hoidke konverentsil enda juures alati kõik vajaminevad ettekanded ning kõigi dokumentide ja materjalide PDF-faile/trükifaile sisaldav mälupulk.
- Korraldage konverentsile eelneval õhtul eelproov:
- Katsetage kõiki seadmeid.
- Vaadake üle ürituse koht.
- Hoidke käepärast kõigi tarnijate kontaktandmed. Koostage nimekiri, mis sisaldab teid abistavate kolleegide, partnerite, tarnijate, kutsutud meediaesindajate jne (eelistatavalt mobiil-)telefoninumbreid.
