Događaji za povećanje vidljivosti
Prikladno za:
sve vrste organizacija.
O čemu je riječ?
Obično je riječ o događaju koji želite održati na kraju kampanje ili koji može poslužiti kao okosnica vaše komunikacijske kampanje. Takvi događaji velike vidljivosti imaju vrlo velik opseg i mogu uključivati:
- nagrade
- festivale
- izložbe
- natječaje
- promidžbene turneje itd.
Svrha je tih događaja povećati interes i privući pozornost medija. Naglasak im nije na sadržaju. Trebali bi biti kreativni.
Prednosti
- Možete privući veliku pozornost medija i podsjetiti ih na najvažnije poruke kampanje.
- Ako je manifestacija dobro organizirana, publika će je zapamtiti.
Ograničenja
- Ti su događaji uglavnom skupi i zahtijevaju mnogo vremena i truda.
Financiranje događaja
- Proračun, proračun, proračun:
- Procijenite ukupan trošak tog događaja i njegovu izvedivost.
- Provjerite jeste li izradili proračun za svaku aktivnost i zatražili konkretne ponude od pružatelja usluga.
- Odvojite barem 10 – 15 % svojeg proračuna za nepredvidljive troškove.
Planiranje događaja
- Najprije osmislite koncept. Odaberite format događaja i svoje ciljeve.
- Cilj je privući pozornost medija. Dobro razmislite o tome hoće li događaj potaknuti interes javnosti. Odgovorite na sljedeća pitanja:
- Sudjeluje li u događaju poznata osoba?
- Je li riječ o događaju kakav dosad nitko nije organizirao?
- Ima li događaj interaktivni aspekt?
- Dodjeljuje li se nagrada u okviru događaja i je li u njemu sudjelovalo mnogo ljudi? Održava li se događaj na nekom jedinstvenom mjestu?
- Ako namjeravate pozvati predstavnike medija, pobrinite se da vam se to isplati. Isplanirajte njihovo sudjelovanje:
- Možete li organizirati intervjue?
- Imate li na raspolaganju prostoriju u kojoj oni mogu održati intervjue?
- Jeste li pripremili komplete materijala za medije i druge relevantne informacije za medije?
- Izradite plan i popis sudionika i govornika.
- Planirajte dovoljno unaprijed. Priprema ovakvih događaja često traje mjesecima. Najbolje bi bilo da za nju odvojite barem šest do osam mjeseci.
Praktični aspekti
- Određene ćete elemente morati rezervirati vrlo rano, na primjer:
- mjesto održavanja
- putne karte za sudionike i govornike
- smještaj itd.
- Ne podcjenjujte količinu pojedinosti koje je nužno isplanirati pri logističkoj organizaciji. Ako neki praktični aspekt pođe po zlu, npr. niste uspjeli osigurati mikrofone, to bi moglo upropastiti sjajan događaj.
- Provjerite jeste li na odgovarajući način osmislili izgled, proizvodnju i isporuku informativnih materijala:
- Svi materijali trebali bi stići barem jedan dan prije događaja. Poželjno bi bilo da ih dobijete barem dva do tri dana unaprijed, ali uvijek imajte rezervni plan.
- Provjerite biste li u zadnjem trenutku mogli bez problema ispisati ključne informativne materijale lošije kvalitete.
- Posjetite poslovni centar u kojem će se događaj održati, ako postoji.
- Sa sobom uvijek nosite USB privjesak sa svim prezentacijama i verzijama svih dokumenata i materijala u PDF-u / formatu za ispis koje će vam trebati na konferenciji.
- Noć prije događaja provedite testiranje:
- Provjerite svu opremu.
- Provjerite mjesto održavanja.
- Provjerite imate li podatke za kontakt svih dobavljača. Provjerite jeste li za dan održavanja pripremili popis brojeva za kontakt (po mogućnosti mobilnih telefona) svih suradnika koji vam trebaju pomoći, partnera, dobavljača, pozvanih predstavnika medija itd.
