Renginiai matomumui didinti
Trūkumai
- Šie renginiai paprastai daug kainuoja ir jiems reikia laiko bei energijos.
Renginio finansavimas
- Biudžetas, biudžetas ir dar kartą biudžetas:
- Apskaičiuokite, kiek šis renginys jums kainuos ir kokios yra jo įgyvendinimo galimybės.
- Sudarykite visų savo veiksmų sąmatą ir paprašykite tiekėjų pateikti tikslias kainas.
- Atidėkite bent 10–15 proc. savo biudžeto nenumatytoms išlaidoms.
Renginio planavimas
- Iš pradžių sugalvokite koncepciją. Nuspręskite, koks bus renginio formatas ir tikslai.
- Jūsų tikslas yra atkreipti žiniasklaidos dėmesį. Pagalvokite, ar renginys iš tiesų sudomins žiniasklaidą. Atsakykite į šiuos klausimus:
- Ar renginyje dalyvaus žymių žmonių?
- Ar tai pirmas toks renginys?
- Ar renginys yra interaktyvus?
- Ar renginyje bus galima laimėti prizų ir ar dalyvaus daug žmonių? Ar jis vyks konkrečioje unikalioje vietoje?
- Jei kviesite žiniasklaidą, kuo geriau ja pasinaudokite. Planuokite žiniasklaidos atstovų dalyvavimą:
- Ar galite surengti keletą interviu?
- Ar turite patalpą, kurioje bus galima surengti interviu?
- Ar turite informacijos rinkinius spaudos atstovams ir kitos žiniasklaidai svarbios informacijos?
- Parenkite darbotvarkę ir dalyvių bei pranešėjų sąrašą.
- Viską planuokite iš anksto. Pasiruošti šiems renginiams prireiks kelių mėnesių. Pasiruošimui numatykite bent šešis–aštuonis mėnesius.
Praktiniai aspektai
- Kai ką reikės užsisakyti labai anksti, pvz.:
- renginio vietą;
- dalyvių ir pranešėjų kelionės bilietus;
- apgyvendinimą ir kt.
- Visa renginio logistika pareikalaus smulkmeniško ir kruopštaus planavimo. Praktinis neapdairumas, pavyzdžiui, mikrofonų neturėjimas, gali sugadinti puikų renginį.
- Suplanuokite informacinės medžiagos vaizdinę formą, gamybą ir pateikimą:
- viskas turėtų būti pristatyta likus bent dienai iki renginio, o idealiu atveju – likus 2–3 dienoms iki renginio. Be to, visada turėkite atsarginį planą.
- Pasirūpinkite, kad net paskutinę minutę galėtumėte lengvai išspausdinti keletą kad ir nekokybiškų spaudinių su svarbiausia informacija.
- Pasidomėkite renginio vietos verslo centru, jei toks yra.
- Visada turėkite USB atmintuką su visomis pateiktimis ir visų dokumentų ir medžiagos, kurios jums prireiks konferencijoje, PDF ir (arba) spausdintinėmis versijomis.
- Renginio išvakarėse viską patikrinkite:
- Išbandykite visą įrangą.
- Apžiūrėkite renginio vietą.
- Su savimi turėkite visų tiekėjų kontaktinius duomenis. Turėkite visų kolegų, kurių pagalbos jums reikės, partnerių, tiekėjų, pakviestų žiniasklaidos atstovų kontaktus (geriausia mobiliojo telefono numerius).
