Renginiai matomumui didinti
Tinka:
Visų rūšių organizacijoms.
Kas tai?
Paprastai tai yra toks renginys, kurį pageidautumėte surengti kampanijos pabaigoje arba kuris gali būti naudojamas kaip jūsų komunikacijos kampanijos pagrindas. Šių labai matomų renginių aprėptis yra didžiulė ir gali apimti:
- apdovanojimus;
- festivalius;
- parodas;
- konkursus;
- reklaminius turus ir kt.
Šių renginių tikslas – sukelti susidomėjimą ir kad apie juos būtų skelbiama žiniasklaidoje. Jie nėra sutelkti į turinį. Jie turi būti kūrybiški.
Nauda
- Galite rengti renginį, kuris bus visapusiškai aptartas žiniasklaidoje, ir priminti apie svarbiausius savo kampanijos pranešimus.
- Jūsų auditorija įsimins renginį, jei jis bus gerai suorganizuotas.
Trūkumai
- Šie renginiai paprastai daug kainuoja ir jiems reikia laiko bei energijos.
Renginio finansavimas
- Biudžetas, biudžetas ir dar kartą biudžetas:
- Apskaičiuokite, kiek šis renginys jums kainuos ir kokios yra jo įgyvendinimo galimybės.
- Sudarykite visų savo veiksmų sąmatą ir paprašykite tiekėjų pateikti tikslias kainas.
- Atidėkite bent 10–15 proc. savo biudžeto nenumatytoms išlaidoms.
Renginio planavimas
- Iš pradžių sugalvokite koncepciją. Nuspręskite, koks bus renginio formatas ir tikslai.
- Jūsų tikslas yra atkreipti žiniasklaidos dėmesį. Pagalvokite, ar renginys iš tiesų sudomins žiniasklaidą. Atsakykite į šiuos klausimus:
- Ar renginyje dalyvaus žymių žmonių?
- Ar tai pirmas toks renginys?
- Ar renginys yra interaktyvus?
- Ar renginyje bus galima laimėti prizų ir ar dalyvaus daug žmonių? Ar jis vyks konkrečioje unikalioje vietoje?
- Jei kviesite žiniasklaidą, kuo geriau ja pasinaudokite. Planuokite žiniasklaidos atstovų dalyvavimą:
- Ar galite surengti keletą interviu?
- Ar turite patalpą, kurioje bus galima surengti interviu?
- Ar turite informacijos rinkinius spaudos atstovams ir kitos žiniasklaidai svarbios informacijos?
- Parenkite darbotvarkę ir dalyvių bei pranešėjų sąrašą.
- Viską planuokite iš anksto. Pasiruošti šiems renginiams prireiks kelių mėnesių. Pasiruošimui numatykite bent šešis–aštuonis mėnesius.
Praktiniai aspektai
- Kai ką reikės užsisakyti labai anksti, pvz.:
- renginio vietą;
- dalyvių ir pranešėjų kelionės bilietus;
- apgyvendinimą ir kt.
- Visa renginio logistika pareikalaus smulkmeniško ir kruopštaus planavimo. Praktinis neapdairumas, pavyzdžiui, mikrofonų neturėjimas, gali sugadinti puikų renginį.
- Suplanuokite informacinės medžiagos vaizdinę formą, gamybą ir pateikimą:
- viskas turėtų būti pristatyta likus bent dienai iki renginio, o idealiu atveju – likus 2–3 dienoms iki renginio. Be to, visada turėkite atsarginį planą.
- Pasirūpinkite, kad net paskutinę minutę galėtumėte lengvai išspausdinti keletą kad ir nekokybiškų spaudinių su svarbiausia informacija.
- Pasidomėkite renginio vietos verslo centru, jei toks yra.
- Visada turėkite USB atmintuką su visomis pateiktimis ir visų dokumentų ir medžiagos, kurios jums prireiks konferencijoje, PDF ir (arba) spausdintinėmis versijomis.
- Renginio išvakarėse viską patikrinkite:
- Išbandykite visą įrangą.
- Apžiūrėkite renginio vietą.
- Su savimi turėkite visų tiekėjų kontaktinius duomenis. Turėkite visų kolegų, kurių pagalbos jums reikės, partnerių, tiekėjų, pakviestų žiniasklaidos atstovų kontaktus (geriausia mobiliojo telefono numerius).
