Campagnetoolkit

Profileringsevenementen

Geschikt voor:

Alle soorten organisaties.

Wat is het?

Dit soort evenement houdt u doorgaans ofwel aan het eind van uw campagne ofwel u kunt het gebruiken als basis voor uw communicatiecampagne. Dergelijke evenementen met een hoog zichtbaarheidsgehalte kunnen zeer uiteenlopend van aard zijn en omvatten:

  • prijsuitreikingen,
  • festivals,
  • beurzen,
  • wedstrijden,
  • promotietours enz.

Bij deze evenementen gaat het vooral om aandacht creëren en ervoor zorgen dat de media er aandacht aan besteden. Centraal staat niet de inhoud, maar creativiteit.

Voordelen

  • U kunt zorgen voor positieve media-aandacht en de media nogmaals wijzen op de belangrijkste boodschappen van uw campagne.
  • Een goed georganiseerd evenement blijft uw publiek bij.

Beperkingen

  • Dit soort evenementen zijn doorgaans duur en kosten veel tijd en energie.

Financiering van het evenement

  • Budget, budget, budget:
    • Bereken hoeveel het evenement u gaat kosten en of dat haalbaar is.
    • Zorg ervoor dat u alle activiteiten in de begroting hebt meegenomen en nauwkeurige offerten van leveranciers hebt gekregen.
    • Reserveer 10-15 % van de begroting voor onvoorziene uitgaven.

Planning van het evenement

  • Bedenk eerst het concept. Bepaal het formaat van het evenement en de doelstellingen ervan.
  • Het doel is om veel media-aandacht te krijgen. Denk goed na of het evenement inderdaad interessant is voor de media. Beantwoord de volgende vragen:
    • Is er iemand bij het evenement betrokken die beroemd is?
    • Is het iets dat niemand eerder gedaan heeft?
    • Heeft het interactieve aspecten?
    • Is er een prijs aan verbonden en nemen er veel mensen aan deel? Wordt het op een zeer unieke locatie gehouden?
  • Als u de media uitnodigt, haal er dan alles uit. Plan hun deelname:
    • Kunt u bepaalde interviews regelen?
    • Hebt u een ruimte waar interviews kunnen worden gehouden?
    • Beschikt u over persmappen en andere relevante informatie voor de media?
  • Stel een agenda en een lijst met deelnemers en sprekers op.
  • Plan alles ruim van tevoren. Dit soort evenementen vergt een maandenlange voorbereiding. Het beste is om uit te gaan van zes tot acht maanden voorbereidingstijd.

Praktische overwegingen

  • Bepaalde dingen moeten heel vroeg worden geboekt, zoals:
    • de locatie
    • het vervoer voor deelnemers en sprekers
    • accommodatie enz.
  • Onderschat niet hoeveel details en planning er bij alle logistieke voorbereiding komen kijken. Een praktische kleinigheid die verkeerd uitpakt – bijvoorbeeld het ontbreken van microfoons – kan een fantastisch evenement verpesten.
  • Zorg ervoor dat u het ontwerp, de productie en de levering van het informatiemateriaal goed plant:
    • Alles moet ten minste één dag voor het evenement worden geleverd; in het ideale geval zelfs twee tot drie dagen van tevoren. U moet bovendien altijd een plan B hebben.
    • Zorg ervoor dat u, mocht dat nodig zijn, op het laatste moment uitdraaien van het informatiemateriaal kunt maken, al is dat van mindere kwaliteit.
  • Onderzoek welke ondersteunende diensten er op de geplande locatie aanwezig zijn.
  • Draag altijd een USB-stick bij u met alle presentaties en PDF-/printversies van alle documenten en het overige materiaal dat u tijdens de conferentie nodig hebt.
  • Probeer de avond ervoor alles uit:
    • Test alle apparatuur.
    • Inspecteer de locatie.
    • Controleer of u de contactgegevens van alle leveranciers hebt. Zorg ervoor dat u op de dag zelf alle telefoonnummers (liefst mobiele nummers) van alle collega’s hebt die u moeten helpen, alsook van uw partners, leveranciers, uitgenodigde media enz.