Herramientas de la campaña

Eventos para aumentar la visibilidad

Adecuado para:

Todo tipo de organizaciones.

¿En qué consiste?

Este tipo de evento suele realizarse al final de una campaña o utilizarse como eje vertebrador de una campaña de comunicación. El alcance de estos eventos de alta visibilidad es enorme. Pueden ser de diversos tipos:

  • Galardones
  • Festivales
  • Exposiciones
  • Concursos
  • Visitas promocionales, etc.

El objetivo de estos eventos es despertar expectación y recibir cobertura mediática. No se centran en el contenido. Deben ser creativos.

Ventajas

  • Puede recibir una excelente cobertura de los medios de comunicación y transmitirles los mensajes más importantes de su campaña.
  • Si el evento está bien organizado, permanecerá en la memoria de los asistentes.

Limitaciones

  • Estos eventos suelen ser costosos y exigen tiempo y energía.

Financiación del evento

  • Presupuesto, presupuesto y presupuesto:
    • Calcule cuánto le costará el evento y su grado de viabilidad.
    • Asegúrese de presupuestar todas lo que vaya a hacer, y de pedir presupuestos exactos a los proveedores.
    • Reserve al menos un 10-15 % del presupuesto para gastos imprevistos.

Planificación del evento

  • Piense primero en un concepto general. Decida el formato del evento y sus objetivos.
  • El propósito es atraer la atención mediática. Piense con detenimiento si el evento realmente va a interesar a los medios. Responda a estas preguntas:
    • ¿En el evento participa alguien famoso?
    • ¿Es algo que nadie ha hecho antes?
    • ¿Incluye algún elemento interactivo?
    • ¿Hay un premio vinculado al mismo y participaron muchas personas en el evento? ¿Se celebra en un lugar particular y único?
  • Si invita a los medios de comunicación, saque el máximo partido de ello y planifique la participación de estos:
    • ¿Puede concertar algunas entrevistas?
    • ¿Tiene una sala donde se puedan hacer entrevistas?
    • ¿Tiene dossieres de prensa y otra información pertinente para los medios de comunicación?
  • Elabore un programa y una lista de participantes y ponentes
  • Planifique con suficiente antelación. La preparación de estos eventos llevará meses. Lo mejor es plantear un tiempo de preparación de al menos seis a ocho meses.

Consideraciones prácticas

  • Tendrá que reservar algunas cosas al principio del proceso de preparación, por ejemplo:
    • Lugar de celebración
    • Billetes de viaje para participantes y ponentes
    • Alojamiento, etc.
  • No subestime el nivel de detalle y planificación que requieren todos los aspectos logísticos. Un detalle práctico que salga mal, como no tener micrófonos, podría arruinar un gran evento.
  • Asegúrese de haber planificado el diseño, la producción y la entrega de material informativo:
    • Todo debería llegar al menos un día antes del evento. Lo ideal son al menos 2-3 días antes, y tener siempre un plan B.
    • Asegúrese de que puede realizar de manera viable algunas copias impresas de baja calidad de los materiales de información clave en el último minuto.
  • Visite el centro de negocios de las instalaciones, si lo hay.
  • Lleve siempre consigo una memoria USB con todas las presentaciones y versiones en PDF/impresas de todos los documentos y materiales que necesite durante el evento.
  • Realice una prueba la noche anterior:
    • Pruebe todos los equipos.
    • Compruebe el lugar de celebración del evento.
    • Lleve a mano todos los datos de contacto de los proveedores. Tenga una lista actualizada de los números de contacto (preferentemente los números de teléfonos móviles) de todos los colegas que necesiten ayudarle, sus socios, sus proveedores, medios de comunicación invitados, etc.