Figyelemfelhívó események
Célközönség:
Valamennyi szervezettípus.
Miről van szó?
Ez jellemzően olyan jellegű esemény, amelyet vagy a kampány végén érdemes megtartani, vagy felhasználható kommunikációs kampányának alapjaként. Ezek a nagy nyilvánosságú események igen változatos témakörökre terjednek ki, és a következőket foglalhatják magukban:
- Díjak
- Fesztiválok
- Kiállítások
- Versenyek
- Promóciós körutak stb.
Ezen események elsődlegesen arra irányulnak, hogy beszédtémákat terjesszenek el a köztudatban és médialefedettséget alakítsanak ki. Nem a tartalomra helyezik a hangsúlyt. Kreatívnak kell lenniük.
Előnyök
- Széles médialefedettséget alakíthat ki, és emlékeztetheti a közönségét kampányának legfontosabb üzeneteire.
- Megfelelő szervezés esetén az esemény emlékezetes lesz közönsége számára.
Korlátok
- Az efféle események általában költségesek, és idő, valamint energia befektetését teszik szükségessé.
Az esemény finanszírozása
- Költségvetés, költségvetés, költségvetés:
- becsülje meg az esemény költségeit és megvalósíthatóságát.
- Győződjön meg arról, hogy az összes tevékenységet feltüntette a költségvetésben, és pontos árajánlatot kért a beszállítóktól.
- A költségvetés legalább 10–15%-át tartsa fenn előre nem látható költségekre.
Az esemény megtervezése
- Először gondolja át a koncepciót. Döntsön az esemény formátumáról és a célkitűzésekről.
- A cél a média figyelmének felkeltése. Gondolja át, hogy az esemény valóban érdekes lesz-e a média számára. Válaszolja meg ezeket a kérdéseket:
- Megjelenik-e az eseményen valamilyen híres személyiség?
- Olyan dologról van-e szó, amit eddig még senki sem csinált?
- Van-e benne interaktivitás?
- Van-e hozzárendelve valami díj, és sokan vettek-e részt az eseményen? Különlegesen egyedi helyszínen kerül-e megrendezésre?
- Ha meghívja a médiát, hozza ki belőle a legtöbbet. Tervezze meg a részvételüket:
- Meg tud szervezni néhány interjút?
- Van-e olyan szoba, ahol interjúkat készíthetnek?
- Van-e sajtócsomagja és más releváns információja a média számára?
- Dolgozza ki a menetrendet, és készítse el a résztvevők és az előadók listáját
- Tervezzen jó előre. Ezeknek az eseményeknek az előkészítése több hónapot igényel. Legjobb, ha legalább hat-nyolc hónapot szán az előkészületekre.
Gyakorlati megfontolások
- Néhány dolgot nagyon korán le kell foglalnia, úgymint:
- Helyszín
- A résztvevők és az előadók utazásra szóló jegyei
- Szállás stb.
- Ne becsülje alul, hogy milyen sok részlettel és tervezéssel jár a logisztika megszervezése. Egyetlen gyakorlati részlet, amely félresiklik – például ha nincs mikrofon – tönkretehet egy egyébként nagyon jó rendezvényt.
- Győződjön meg arról, hogy gondoskodott a tájékoztató anyagok megtervezéséről, legyártásáról és kiszállításáról:
- Mindennek meg kell érkeznie legalább egy nappal az esemény előtt. Ideális esetben legalább 2–3 nappal előtte, és mindig kell egy B terv.
- Győződjön meg arról, hogy az utolsó pillanatban is tud gyengébb minőségben nyomtatni a legfontosabb tájékoztató anyagokból.
- Ellenőrizze a helyszín üzleti központját, ha van olyan.
- Mindig legyen önnél egy USB-kulcs az összes előadással, valamint az összes olyan dokumentum és anyag PDF/nyomtatott változata, amelyre a konferencián szüksége van.
- Előző este végezzen tesztelést:
- Tesztelje az összes felszerelést.
- Ellenőrizze a helyszínt.
- Legyen Önnél az összes beszállító elérhetősége. Az adott napon legyen Önnél egy lista az összes olyan kolléga elérhetőségével (lehetőleg a mobiltelefonszámukkal), akiknek Önt, a partnereit, a beszállítókat, a meghívott sajtót stb. segíteniük kell.
