Toolkit für die Kampagne

Öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen

Geeignet für:

Alle Arten von Organisationen.

Worum handelt es sich?

Diese Art der Veranstaltung bietet sich in der Regel am Ende Ihrer Kampagne an, kann aber auch als tragende Säule Ihrer Kommunikationskampagne genutzt werden. Das Spektrum dieser Veranstaltungen, die eine große Öffentlichkeitswirkung entfalten, ist äußerst breit gefächert und kann Folgendes beinhalten:

  • Preisverleihungen
  • Festivals
  • Ausstellungen
  • Wettbewerbe
  • Fahrten zur Förderung der Bekanntheit usw.

Diese Veranstaltungen sollen im Wesentlichen Aufmerksamkeit erregen und eine entsprechende Berichterstattung in den Medien bewirken. Die Inhalte stehen hierbei nicht im Mittelpunkt. Sie sollten kreativ sein.

Vorteile

  • Sie können ein ausgezeichnetes Medienecho bewirken und die wichtigsten Botschaften Ihrer Kampagne in Erinnerung rufen.
  • Wenn die Veranstaltung gut organisiert ist, wird sie Ihrer Zielgruppe im Gedächtnis bleiben.

Nachteile

  • Solche Veranstaltungen sind in der Regel kostspielig und erfordern Zeit und Energie.

Finanzierung der Veranstaltung

  • Alles hängt davon ab, welche finanziellen Mittel Ihnen zur Verfügung stehen!
    • Schätzen Sie die Kosten dieser Veranstaltung vorher ab und prüfen Sie ihre Durchführbarkeit.
    • Achten Sie darauf, dass die Kosten für alle Ihre Maßnahmen berücksichtigt sind und genaue Preisangebote eingeholt wurden.
    • Legen Sie mindestens 10-15 % Ihrer verfügbaren Finanzmittel für unvorhersehbare Kosten beiseite.

Planung der Veranstaltung

  • Entwerfen Sie zunächst ein Konzept. Entscheiden Sie über das Format der Veranstaltung und Ihre Ziele.
  • Ziel ist es, die Aufmerksamkeit der Medien zu wecken. Überlegen Sie sich gründlich, ob die Veranstaltung für die Medien tatsächlich interessant sein wird. Beantworten Sie die folgenden Fragen:
    • Nimmt ein Prominenter an der Veranstaltung teil?
    • Handelt es sich um eine 100 %ig neuartige Veranstaltung?
    • Enthält sie ein interaktives Element?
    • Gibt es im Zusammenhang mit der Veranstaltung einen Preiswettbewerb und haben viele Menschen daran teilgenommen? Findet die Veranstaltung an einem außergewöhnlichen Ort statt?
  • Wenn Sie die Medien einladen, dann sollten Sie diese Gelegenheit möglichst umfassend nutzen. Planen Sie die Medienbeteiligung:
    • Können Sie einige Interviews verabreden?
    • Verfügen Sie über einen Raum, wo Sie die Interviews durchführen können?
    • Haben Sie Pressemappen und andere relevante Informationen für die Medien?
  • Erstellen Sie ein Programm sowie ein Verzeichnis der Teilnehmer und Redner.
  • Planen Sie rechtzeitig. Die Vorbereitung solcher Veranstaltungen dauert Monate. Es hat sich bewährt, von sechs bis acht Monaten Vorbereitungszeit auszugehen.

Praktische Erwägungen

  • Einiges müssen Sie sehr früh buchen, beispielsweise
    • den Veranstaltungsort,
    • Flugtickets/Fahrscheine für Teilnehmer und Redner,
    • Unterbringung usw.
  • Unterschätzen Sie nicht, wie genau und umfangreich alle logistischen Arrangements geplant werden müssen. Eine Kleinigkeit, die schief läuft – wie z. B. fehlende Mikrophone – kann eine ansonsten gelungene Veranstaltung ruinieren.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie für die Gestaltung, Produktion und Lieferung von Informationsmaterial vorgesorgt haben:
    • Alles sollte mindestens einen Tag vor der Veranstaltung geliefert sein; im Idealfall sogar mindestens zwei bis drei Tage vorher. Sehen Sie für alles einen Plan B vor.
    • Sorgen Sie dafür, dass Sie notfalls in letzter Minute leicht einige qualitativ nicht ganz so hochwertige Ausdrucke der wichtigsten Informationsmaterialien herstellen können.
  • Nehmen Sie das gegebenenfalls vorhandene Business-Center des Veranstaltungsorts in Augenschein.
  • Halten Sie stets einen USB-Stick mit allen Präsentationen und PDF-/Druckfassungen aller Unterlagen und Materialien bereit, die Sie für die Veranstaltung benötigen.
  • Machen Sie am Abend vorher einen Testlauf:
    • Testen Sie die gesamte Ausrüstung.
    • Besichtigen Sie den Veranstaltungsort.
    • Führen Sie die Kontaktdaten aller Lieferanten mit sich. Halten Sie am Tag der Veranstaltung eine Liste mit den Kontaktdaten (vorzugsweise Mobilfunknummern) aller Kollegen bereit, die Sie unterstützen, sowie Ihrer Partner, Ihrer Lieferanten, der eingeladenen Medien usw.