Événements de visibilité
Benefits
- Vous pouvez générer une large couverture médiatique et rappeler aux médias les messages les plus importants de votre campagne.
- S’il est bien organisé, l’événement sera mémorable pour votre public.
Limites
- Ces événements sont généralement coûteux et exigent du temps et de l’énergie.
Financement
- Budget, budget, budget:
- évaluez le coût et la faisabilité de l’événement;
- prévoyez un budget pour toutes vos actions et demandez des devis précis aux prestataires;
- conservez au moins 10 à 15 % de votre budget total pour les coûts imprévisibles.
Planification
- Pensez d’abord à un concept. Décidez du format de l’événement et de vos objectifs.
- Le but est de susciter l’attention des médias. Réfléchissez bien à l’attrait potentiel de l’événement en vous posant les questions suivantes:
- l’événement implique-t-il une personnalité connue?
- est-il inédit?
- comporte-t-il un élément interactif?
- l’événement est-il associé à une distinction/un prix et de nombreuses personnes y ont-elles participé? se déroule-t-il dans un lieu particulier, unique en son genre?
- Si vous invitez les médias, faites-en bon usage. Organisez leur participation:
- pouvez-vous prévoir des interviews?
- disposez-vous d’une salle où ils peuvent effectuer des interviews?
- avez-vous des dossiers de presse et toute autre information pertinente pour les médias?
- Établissez un ordre du jour et une liste des participants et des intervenants.
- Planifiez bien à l’avance. Ces événements exigeant un travail de longue haleine, il est préférable de prévoir au moins six à huit mois pour leur préparation.
Considérations pratiques
- Certaines réservations doivent être faites très tôt, par exemple:
- le lieu
- les billets de voyage des participants et des intervenants
- l’hébergement, etc.
- Ne sous-estimez pas le niveau de détail et la planification de toute la logistique nécessaire. Un simple problème – comme le fait de ne pas avoir de micro – pourrait compromettre un événement par ailleurs remarquable.
- Assurez-vous d’avoir bien planifié la conception, la production et la livraison du matériel d’information:
- tout doit arriver au moins un jour avant l’événement; idéalement, il faudrait compter au moins 2/3 jours d’avance et toujours avoir un plan B;
- assurez-vous de pouvoir faire des impressions de moindre qualité du principal matériel d’information à la dernière minute.
- Jetez un coup d’œil au centre d’affaires du site où vous vous trouvez, le cas échéant.
- Gardez toujours avec vous une clé USB contenant toutes les présentations et les versions PDF/imprimées de tous les documents et matériels de la conférence.
- Faites un test la veille:
- testez tous les équipements;
- vérifiez le lieu;
- gardez avec vous les coordonnées de tous les fournisseurs; le jour J, munissez-vous d’une liste avec les numéros de contact (de préférence les numéros de portable) de tous les collègues qui doivent vous aider, vos partenaires, vos fournisseurs, les médias invités, etc.
