Événements de visibilité
Convient:
À tous les types d’organisations.
De quoi s’agit-il?
Il s’agit généralement du type d’événements que vous voulez organiser à la fin de votre campagne ou qui peut être utilisé comme fondement de votre campagne de communication. La portée de ces événements à haute visibilité est considérable et ils peuvent inclure:
- des prix,
- des festivals,
- des expositions,
- des concours,
- des tournées de promotion, etc.
L’objectif principal de ces événements est de générer une effervescence et une couverture médiatiques. Ils ne sont pas axés sur le contenu. Ils doivent être créatifs.
Benefits
- Vous pouvez générer une large couverture médiatique et rappeler aux médias les messages les plus importants de votre campagne.
- S’il est bien organisé, l’événement sera mémorable pour votre public.
Limites
- Ces événements sont généralement coûteux et exigent du temps et de l’énergie.
Financement
- Budget, budget, budget:
- évaluez le coût et la faisabilité de l’événement;
- prévoyez un budget pour toutes vos actions et demandez des devis précis aux prestataires;
- conservez au moins 10 à 15 % de votre budget total pour les coûts imprévisibles.
Planification
- Pensez d’abord à un concept. Décidez du format de l’événement et de vos objectifs.
- Le but est de susciter l’attention des médias. Réfléchissez bien à l’attrait potentiel de l’événement en vous posant les questions suivantes:
- l’événement implique-t-il une personnalité connue?
- est-il inédit?
- comporte-t-il un élément interactif?
- l’événement est-il associé à une distinction/un prix et de nombreuses personnes y ont-elles participé? se déroule-t-il dans un lieu particulier, unique en son genre?
- Si vous invitez les médias, faites-en bon usage. Organisez leur participation:
- pouvez-vous prévoir des interviews?
- disposez-vous d’une salle où ils peuvent effectuer des interviews?
- avez-vous des dossiers de presse et toute autre information pertinente pour les médias?
- Établissez un ordre du jour et une liste des participants et des intervenants.
- Planifiez bien à l’avance. Ces événements exigeant un travail de longue haleine, il est préférable de prévoir au moins six à huit mois pour leur préparation.
Considérations pratiques
- Certaines réservations doivent être faites très tôt, par exemple:
- le lieu
- les billets de voyage des participants et des intervenants
- l’hébergement, etc.
- Ne sous-estimez pas le niveau de détail et la planification de toute la logistique nécessaire. Un simple problème – comme le fait de ne pas avoir de micro – pourrait compromettre un événement par ailleurs remarquable.
- Assurez-vous d’avoir bien planifié la conception, la production et la livraison du matériel d’information:
- tout doit arriver au moins un jour avant l’événement; idéalement, il faudrait compter au moins 2/3 jours d’avance et toujours avoir un plan B;
- assurez-vous de pouvoir faire des impressions de moindre qualité du principal matériel d’information à la dernière minute.
- Jetez un coup d’œil au centre d’affaires du site où vous vous trouvez, le cas échéant.
- Gardez toujours avec vous une clé USB contenant toutes les présentations et les versions PDF/imprimées de tous les documents et matériels de la conférence.
- Faites un test la veille:
- testez tous les équipements;
- vérifiez le lieu;
- gardez avec vous les coordonnées de tous les fournisseurs; le jour J, munissez-vous d’une liste avec les numéros de contact (de préférence les numéros de portable) de tous les collègues qui doivent vous aider, vos partenaires, vos fournisseurs, les médias invités, etc.
